Cara Mengembangkan Strategi untuk Mengelola Informasi yang tidak terstruktur(Unstructured Information)

Langkah 1: Menyediakan Infrastruktur Enterprise Content Strategic Management

Idenya di sini adalah untuk menetapkan standar untuk mengelola konten penting anda dan membangun platform strategis untuk membangun aplikasi konten-centric baru. Ini memanfaatkan platform teknologi yang kami membahas yang membantu mengelola konten Anda dan menerapkan jumlah yang sesuai kontrol dan fungsionalitas pada setiap tahap dari siklus hidup konten.
Pastikan infrastruktur dapat memenuhi kebutuhan semua jenis konten yang disimpan dalam organisasi Anda – ini bisa apa saja dari situs Web dan dokumen terhadap aset digital, catatan, email video, dll
Selain itu, standar Anda harus memenuhi semua kebutuhan Anda pada tingkat infrastruktur – memberikan kemampuan untuk mengkonsolidasikan semua server yang ada dan repositori dalam organisasi Anda, kemampuan dan fungsi bahwa kekuasaan bisa bisnis aplikasi, serta kemampuan untuk mengotomatisasi aplikasi imaging proses yang berorientasi (sering kali berputar di sekitar hutang, waktu dan biaya dan aplikasi SDM).
Akhirnya, untuk fleksibilitas dan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan organisasi Anda Anda tumbuh dan perubahan. ECM standar Anda harus menyediakan kemampuan SOA dalam lapisan middleware Anda. Jadi Anda dapat mendongkrak konten serta fungsi manajemen konten yang diperlukan.

Mengapa menetapkan standar? Memilih infrastruktur ECM standar membantu dalam banyak cara.
Sering kali aplikasi bisnis memerlukan beberapa jenis isi (halaman web, grafik, dokumen, video) dan berbagai fungsi manajemen konten (dari memanfaatkan hak akses konten, mengakses revisi tertentu, atau metadata). Bila Anda menetapkan standar – Anda menghemat biaya integrasi dan administrasi. pengembang Anda tidak harus belajar 5 API yang berbeda untuk mengakses konten dan mengintegrasikan dengan 5 toko konten yang berbeda untuk membangun aplikasi.
Sebuah infrastruktur standar membantu untuk meminimalkan risiko organisasi Anda – memastikan versi aplikasi dan akses pengguna yang benar dari konten, kemampuan untuk mengakses jejak audit, dan menegakkan kebijakan keamanan untuk konten tidak terstruktur.
Enterprise konten infrastruktur manajemen juga menghilangkan langkah-langkah yang berlebihan dan menciptakan efisiensi proses yang lebih. Konten adalah terpusat sehingga barang dapat dengan mudah ditemukan. Pengguna dapat memposting konten sekali dan tampak di beberapa aplikasi dan situs (tidak menyalin lebih dan paste). Dan, kegiatan otomatis seperti: konversi ke PDF atau HTML, atau alur kerja – secara otomatis mengirim barang sekitar untuk tepat suntingan dan persetujuan.
Akhirnya, berbagi konten sangat penting – itu menjamin orang yang tepat memiliki akses ke informasi yang tepat dalam format yang tepat, memungkinkan mereka untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik, meningkatkan pelanggan, mitra dan kepuasan vendor, dan membantu karyawan melakukan pekerjaan mereka lebih efisien.

 

Langkah 2: Mengelola semua toko konten, termasuk sistem warisan

Seperti disebutkan kenyataannya adalah bahwa sebagian besar organisasi harus berurusan dengan lingkungan dicampur, dengan aplikasi database, sistem file terlampir dan sistem generasi sebelumnya manajemen konten (dari proyek-proyek masa lalu atau bahkan melalui merger dan akuisisi). Selain itu, karyawan individu biasanya memiliki segudang tempat dimana mereka menyimpan konten, termasuk sistem file bersama, server FTP, inbox email dan kolaborasi server departemen.

Tidak semua konten tidak terstruktur dapat atau harus dipindahkan ke infrastruktur ECM strategis. Hal ini bisa karena kendala sumber daya, pembenaran ROI untuk memindahkan konten ke sistem yang baru, mungkin sudah ada integrasi kritis di tempat dengan sistem, aplikasi mungkin penting untuk divisi tertentu atau departemen.

Anda harus mengidentifikasi semua toko konten Anda dan menandai mereka sebagai diganti, taktis atau strategis. sistem diganti akhirnya harus bermigrasi ke infrastruktur ECM strategis. Sistem taktis dan strategis dibiarkan di tempatnya maka harus dimasukkan ke dalam strategi ECM Anda secara keseluruhan. Strategi semua yang mencakup memastikan bahwa Anda dapat menerapkan teknologi untuk membantu sentralisasi, bukan konten Anda, tetapi kebijakan Anda. Konten di sistem ini kemudian berhasil “. Di tempat” ini memungkinkan Anda untuk membawa sistem ini ke dalam kerangka, isi lebih strategis luas dan kebijakan-driven manajemen – sementara menjaga mereka dalam sistem warisan mereka, baik secara permanen, atau sampai isi bermigrasi ECM tradisional menjadi repositori.

Yang penting, tujuan tidak boleh untuk segera bermigrasi konten ke dalam sistem ECM, tetapi lebih menempatkan infrastruktur di tempat di atas ada toko konten untuk memungkinkan TI untuk melaksanakan visi ECM strategis dalam mengelola semua konten tidak terstruktur dalam suatu perusahaan. Hal ini membantu mengendalikan infrastruktur heterogen Anda ke: memaksimalkan investasi yang ada, mengurangi biaya konten kekacauan dan penyimpanan dan risiko secara keseluruhan tidak hanya mengurangi dalam sistem ECM Anda, tetapi untuk semua konten tidak terstruktur di perusahaan Anda.

 

Langkah 3: Secure Information Beyond Managed Environments.
Tujuan utama adalah untuk mengendalikan konten dalam kerangka dikelola dan lingkungan – kenyataannya adalah konten yang sering kali pindah dari lingkungan dikelola. Pengguna, download presentasi, dokumen, file PDF, spreadsheet, gambar dan video ke laptop mereka (sehingga mereka dapat mengambil secara offline dengan mereka), atau mereka membuat salinan pada flash drive USB atau membakar CD-ROM atau DVD untuk distribusi. Selain itu, konten sering kali dikirim sebagai lampiran email kepada mitra, pelanggan, vendor dan media. Dari sana, dokumen dapat untraceably dibuka, disalin dan diteruskan di mana saja – berpose keamanan konten yang signifikan dan risiko kepatuhan terhadap organisasi.

Dan untuk beberapa konten dalam organisasi Anda – keamanan penting!
Dengan pergantian karyawan yang tinggi, individu mungkin meninggalkan dengan informasi kompetitif atau sensitif
Mungkin Anda telah memperluas penggunaan outsourcing, meninggalkan kekayaan intelektual di tangan organisasi lain
Lalu ada mandat kepatuhan selalu ada – meninggalkan Anda dengan kewajiban untuk konten kontrol yang lebih baik dari akses ke jejak audit

pelanggaran Data dan kebocoran informasi yang dapat mengakibatkan kerugian pelanggan, tuntutan hukum, pesaing memperoleh informasi kepemilikan, dan penurunan kerugian pendapatan dan modal dari merusak reputasi organisasi Anda.

Sebuah konten perusahaan mengamankan strategi manajemen dan informasi trek di mana-mana ia pergi. Memastikan bahwa hanya pengguna resmi dapat membuka, mencetak dan / atau memodifikasi konten. Kemampuan akses online dan offline adalah kunci serta kemampuan untuk mencabut akses ke konten dijamin setiap saat – bahkan ketika meninggalkan sistem dikelola atau firewall organisasi.

Oracle Document Capture Installation

1.1 Installation Process

The steps of installing the ODC are as follows :
1. Run SETUP.EXE inside the ODC installation directory
2. Click Next on the Installation Wizards screen
3. Enter the Username and Organization and click Next.
4. Change the ODC installation directory by clicking on Change into the folder of C:\Oracle \DocumentCapture. Then click Next.
5. Select Complete in the setup type screen then click Next.
6. Click Install on the next screen.

1.2 Configuration After Installation

There are several things that must be configured first after finishing the installation process. They incude Batch Setup and Security configuration. The explanations are as below:
1.2.1 Capture Batch Setup Configuration

The steps to configure Capture Batch Setup include:
1. Run the ODC (Centralized) with Start  All Programs  Oracle Document Capture  Oracle Document Capture. The first time ODC is run, the Capture Batch Setup window will be shown. Fill in the batch path setup directory according to the picture below (Network Batch Folder to C:\ODC\BatchFolder while Network Commit Folder to C:\ODC\CommitFolder). For Capture Database Setup, choose Other Database Platform and click Configure.

2. On the Configure Database Connection screen, click on Configure DB Connection…

3. On the Data Link Properties screen, choose Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider then click on Next.

4. On the Connection tab, click on browse to choose the Database name (Capture.mdb). Leave the username and password boxes empty since we’re using MS Access database. Click Test Connection to check the connection with the database.

5. On the Advanced tab, leave the setting to default. On the All tab, choose the property Persist Security Info then click Edit Value…

6. Change the Property Value to True. Click OK then OK again to finish the batch setup.

1.2.2 Security for Capture Configuration

Security for Capture is the continuation of Batch Setup. This configuration appears during the database initialization process as a continuation of Capture Database Setup. The database initialization only works for databases other than MS-Access, such as Oracle or SQL-Server. When defining the connection with Oracle or SQL-Server is not automatically created yet, because they have to initialize the database first.

AutoVue and UCM

Untuk tetap kompetitif dan inovatif, perusahaan harus menentukan cara terbaik untuk mengoptimalkan proses bisnis, dan efektif berkolaborasi dengan berbagai tim internal dan jaringan mitra global, di berbagai sistem perusahaan.
Tujuan anda adalah untuk bisa aman berbagi dan berkolaborasi pada informasi di seluruh fungsi di seluruh perusahaan, Berikut adalah beberapa tantangan:
Pertama, ada terlalu banyak format dokumen proprietary di sebuah perusahaan yang khas. Organisasi telah berinvestasi secara signifikan di perangkat produktivitas pribadi seperti CAD dan alat-alat otomatisasi kantor selama 20 tahun terakhir dan sementara produktivitas individu dan kelompok telah meningkat, kemampuan untuk berbagi dokumen yang dibuat oleh alat ini sangat terbatas. Biasanya jika Anda ingin berbagi sebuah dokumen yang ditulis dalam alat tertentu baik Anda harus membeli alat yang di besar biaya atau berurusan dengan terjemahan rawan rumit dan kesalahan untuk beberapa format netral seperti IGES, JT, TIFF, PDF, dll.

Masalah besar kedua adalah bahwa sementara banyak investasi yang telah dibuat dalam dokumen menyimpan dalam sistem back office, seperti ALM, CRM, SCM, ERP, untuk otomatisasi proses yang lebih baik; kurangnya integrasi, akses dan interoperabilitas antara sistem-sistem ini telah menciptakan ini silo dokumen informasi dan teknis yang tidak dapat digunakan oleh mayoritas pengguna perusahaan.

Hasil – masih di tahun 2008 – cara perusahaan saham persyaratan teknis yang rumit di organisasi – apakah itu penjualan dan persyaratan pelanggan yang membahas teknik atau rekayasa bekerja pada sebuah kontrak untuk penyediaan – sangat terfragmentasi. Proses umumnya manual, berbasis kertas, tidak efisien dan rawan kesalahan.

Ketika mencoba untuk menggabungkan eksternal Anda pelanggan, pemasok dan mitra dalam proses kolaborasi Anda, kompleksitas lebih jauh diperburuk, karena mereka juga memiliki jenis yang sama masalah infrastruktur dari beberapa sistem back office dan alat desktop berganda untuk menangani. Sifat global sebagian besar bisnis exasperates tantangan yang ditimbulkan oleh kurangnya interoperabilitas dokumen teknis.

Solusinya adalah Oracle UCM & AutoVue